Lean és a vizuális menedzsment táblák

Miért érdemes lean vizuális menedzsment táblákat használni?

A cikk első részében a lean vizuális menedzsment eszközök szerepét tekintjük meg a gyártási környezetben. A cikk második felében pedig megnézzük milyen lean eszközök állhatnak rendelkezésre, hogy segítsék a lean vállalatok életét.

A lean és agilis projekt folyamatok a vállalatot eredményessé, hatékonyabbá teszik.

Minden projekt gondos tervezést, kivitelezést és kiértékelést igényel. Ehhez számos eszközt használhatunk, a számolótábláktól a projektalkalmazásokig, de a projektmenedzsment legfontosabb eszköze a vizuális megjelenítés.

Az emberek akár 60 000-szer gyorsabban dolgozzák fel a látott képet, mint a szöveget. Átlagosan 20%-ra emlékezünk abból, amit olvasunk, és 37%-ra, amit látunk. A vizualizációk gyakran azonnal biztosítják azt a kontextust, amelyet egyébként szöveggel kell ellátnod. A látvány életre kelti a koncepciót. Például az idődimenzió tervezést, a feladatok kiosztását, a prioritásokat, a célkitűzéseket, a határidőket összekapcsoljuk a projektmenedzsmenttel.  A vörös szín, a felkiáltójelek, a közlekedési lámpák használatát azonnal összekapcsoljuk sürgősséggel, kockázattal, veszéllyel és figyelemkeltéssel.

A lean és agilis folyamatok célja, hogy megszüntessék a hibákat. A vizualizáció segít világosan és azonnal megmutatni, hogy mi a helytelen és mi a helyes, mit kell tenni és milyen kritikus tényezők befolyásolhatják a folyamatot. Mindenkihez szól minden szinten, könnyen érthető. A munkavállalókat invitálja, hogy az eszközök által kommunikáljanak. A lean problémamegoldó kultúrát igényel az egész szervezetben. A folyamatokban való részvétel ezért rendkívül fontos, és a vizuális menedzsment eszközöknek saját hozzájárulásuk hozzáadásával meg kell hívniuk az embereket a folyamatban való részvételre.

A lean folyamatok akkor működnek jól, a szervezeti kultúra része a probléma megoldás. A fejlesztési folyamatok akkor a leghatékonyabbak, ha a csapat aktív, és akik látják a problémákat, hozzájárulnak a megoldásokhoz. A problémákat nem az irodában, az íróasztal mellett oldjuk meg, hanem ott, ahol a probléma keletkezik a legalsó szintek bevonásával. A vizualizáció az elmére fókuszál, a megfelelő vizuális irányítási eszközökkel pedig a problémamegoldásra és a fejlesztésre összpontosít. A vizuális menedzsment a felelősség és az elszámoltathatóság megadásával biztosítja a felelősségvállalást és az elszámoltathatóságot. Hiszen a csapat mindig jobb a probléma megoldásban, mint az egyén.

A vizuális menedzsment célja, hogy a problémák könnyebben felismerhetők legyenek és a megoldásokat könnyebben meg lehessen találni, így az ezt támogató vizuális eszközöknek egyszerűnek kell lenniük.

Gyakorlati példák, tippek

• Általánosan elfogadott a színkódok használata: – zöld a megfelelő, a sárga figyelemfelkeltő, piros a probléma vagy stop. Használhatjuk ezeket az általános jelzéseket elsősegélynyújtáshoz, veszélyekhez, a korlátozásokhoz, kockázatokhoz. Szöveg helyett használjunk grafikát, nyilakat az áramláshoz.

Tipp: Ahhoz, hogy valóban megbizonyosodjuk arról, hogy a vizuális eszközünk elérte a célját, kérdezzünk meg egy kívülállót, hogy mondja el, mit lát. Ha a vizualizációnk jó, azonnal képesek lesznek a helyes választ adni.

• Használj öntapadó jegyzeteket és kész szimbólumokat válaszeszközként. Azonosítsd a válaszmezőket és a válaszokhoz használj színes jelölőket.

Tipp: A folyamatjellemzők jelzéseihez használhatsz egyedi grafikát, szimbólumot, amelyet a vállalaton belül mindenki ismer.

• Az értekezleteket tartsd vizuális formában, így ezzel rövidül a meetingre fordított idő.

Tipp: Használj hozzá előre nyomtatott táblákat, fóliákat.

• A problémákat akkor lehet a legjobban megoldani, ha egyértelműen meghatározzuk őket. A vizualizáció segíthet a problémák meghatározásában azáltal, hogy a probléma körül a határokat körbehatároljuk – ami benne van, az a probléma része, ami kívül van, az nem, de egy másik probléma része lehet.

Tipp: Hozz létre meeting cellákat, sarkokat, ahol a napi események, mutatószámok láthatóvá válnak.

• A területek meghatározásához használj színes padlószalagot. Képekből szerkeszd ki azon területeket, amelyek nem részei a fókuszterületnek. Készíts színkód táblázatot!

Lean táblák a gyártósorokon

Most megvizsgáljuk a rendelkezésre álló lean eszközöket, ezen belül is kifejezetten a lean gyártási táblákra és lean kiegészítőkre összpontosítunk.

De ejtsünk szót arról, hogy nyomtatott mágnestáblát vagy mágnesfóliát használjunk inkább?

A mágnesfólia a nyomtatott mágnestábla gazdaságos kivitele, hiszen ha nincs rá szükség könnyen levehetők vagy áthelyezhetők, vagy grafikájuk könnyedén módosítható.  Az írható mágnesfólia ideális megoldást nyújt a mágnesfal vagy a mágnestábla funkcionalitásának és rugalmasságának kibővítésére. Amennyiben minden nap szeretnénk használni, a nyomtatott mágnestáblát válasszuk.

A galéria számos hagyományos lehetőséget tartalmaz: 5S táblák, kaizen táblák, egészségvédelmi és biztonsági hirdetőtáblák, problémamegoldó táblák, folyamatos fejlesztés táblák és gyártási tervezési tábla.

• Napi nyomonkövető rendszerek: a munkabiztonság, 5S, minőség, teljesítmény nyomon követők, SQDIP táblák segítenek a célok napi nyomon követésében.
• Folyamatos fejlesztést elősegítő rendszerek: PDCA feladatok státusza, gyökérok elemzés, 5 why elemzés.
• Kommunikációs eszközök: üzenő lapok, eseménynapló.
• Scrum projektmenedzsment rendszerek.

Kezdd el vizuális menedzsment rendszered kiépítését még ma!

A vizuális menedzsment táblák nemcsak újabb mágnestáblák az üzem területén, hanem segítenek a legtöbbet kihozni a lean programodból és elősegítik a gyakorlati lean megvalósulását.